La obligación de llevar contabilidad en los negocios y la contabilidad electrónica para efectos fiscales
En el contexto empresarial, la contabilidad a menudo se percibe como una mera obligación fiscal. No obstante, al profundizar en su alcance, descubrimos que va más allá de un simple cumplimiento fiscal, ya que otras leyes y códigos también obligan el llevar contabilidad.
Pero más allá de un cumplimiento normativo, los negocios lo deben de ver como una obligación, pero para una mejor toma de decisiones, y conocer la situación actual.
¿Qué es la contabilidad?
Las Normas de Información Financiera (NIF) establecen que la contabilidad es una técnica que se utiliza para compilar los registros de las transacciones y otros eventos que afectan económicamente a una entidad y que produce sistemática y estructuradamente información financiera que se incorpora en los estados financieros.
¿Qué son las Normas de Información Financiera?
En el documento de las NIF se establece que “Las Normas de Información Financiera (NIF) establecen que la contabilidad es una técnica que se utiliza para compilar los registros de las transacciones y otros eventos que afectan económicamente a una entidad y que produce sistemática y estructuradamente información financiera que se incorpora en los estados financieros”
¿Para qué sirve la contabilidad?
Sirve para producir información, con el fin de conocer la situación financiera y, además, podemos obtener datos de la contabilidad para preparar reportes para realizar análisis financiero, para el cálculo de impuestos, para cualquier requerimiento de tipo legal, entre otras.
¿Dónde se regula la obligación de llevar contabilidad en México?
El Código de Comercio en su artículo 33 establece que los comerciantes están obligados a llevar contabilidad.
El Código Fiscal de la Federación en su artículo 28 habla sobre lo que integra la contabilidad para efectos fiscales
La Ley del Impuesto Sobre la Renta establece en diferentes artículos quienes están obligados a llevar contabilidad para efectos de esta Ley.
La Ley General de Sociedades Mercantiles habla sobre aprobación de estados financieros y sobre la existencia y mantenimiento de la contabilidad en la sociedad
La Ley del Impuesto al Valor Agregado en su artículo 32 establece que las personas obligadas por este impuesto deben de llevar contabilidad.
La Ley del Impuesto Especial Sobre Producción y Servicios en su artículo 19 establece que las personas obligadas por este impuesto deben de llevar contabilidad.
¿Debo de llevar contabilidad de mi negocio, aunque fiscalmente no esté obligado al envío de la contabilidad electrónica?
Así es, el llevar la contabilidad es una obligación independientemente de la obligación del envío de la contabilidad electrónica que establece el Código Fiscal de la Federación.
¿Bajo qué marco contable se debe realizar el registro contable para efectos fiscales?
La regla 2.8.1.5 de la RMISC 2023 establece que la información contable será aquella que se produce de acuerdo con el marco contable que aplique ordinariamente el contribuyente en la preparación de su información financiera, o bien, el marco que esté obligado aplicar por alguna disposición legal o normativa, entre otras, las Normas de Información Financiera (NIF), los principios estadounidenses de contabilidad "United States Generally Accepted Accounting Principles" (USGAAP) o las Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS por sus siglas en inglés) y en general cualquier otro marco contable que aplique el contribuyente.
¿Qué integra la contabilidad para efectos fiscales?
El artículo 28 del Código Fiscal de la Federación y la fracción I del artículo 33 del Reglamento del Código Fiscal de la Federación, establecen que los sujetos obligados deben considerar que la información y documentación que integra la contabilidad es la señalada a continuación:
Los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, documentación comprobatoria de asientos, documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, y la que obliguen otras leyes
Los registros o asientos contables auxiliares, incluyendo el catálogo de cuentas y las pólizas de dichos registros y asientos
Los avisos o solicitudes de inscripción al Registro Federal de Contribuyentes (RFC), así como su documentación soporte
Las declaraciones anuales, informativas y de pagos provisionales, mensuales, bimestrales, trimestrales o definitivos
Los estados de cuenta bancarios y las conciliaciones de los depósitos y retiros respecto de los registros contables, incluyendo los estados de cuenta correspondientes a inversiones y tarjetas de crédito, débito o de servicios del contribuyente, así como de los monederos electrónicos utilizados para el pago de combustible y para el otorgamiento de vales de despensa que, en su caso, se otorguen a los trabajadores del contribuyente
Las acciones, partes sociales y títulos de crédito en los que sea parte el contribuyente
La documentación relacionada con la contratación de personas físicas que presten servicios personales subordinados, así como la relativa a su inscripción y registro o avisos realizados en materia de seguridad social y sus aportaciones
La documentación relativa a importaciones y exportaciones en materia aduanera o comercio exterior
Los documentación e información de los registros de todas las operaciones, actos o actividades, los cuales deberán asentarse conforme a los sistemas de control y verificación internos necesarios, y
Las demás declaraciones a que estén obligados en términos de las disposiciones fiscales aplicables
¿Cuáles son los requisitos con los que deben de cumplir los registros o asientos contables?
A continuación, se transcribe el artículo 33, inciso B) del Reglamento del Código Fiscal de la Federación donde se establecen estos requisitos:
I. Ser analíticos y efectuarse en el mes en que se realicen las operaciones, actos o actividades a que se refieran, a más tardar dentro de los cinco días siguientes a la realización de la operación, acto o actividad;
II. Integrarse en el libro diario, en forma descriptiva, todas las operaciones, actos o actividades siguiendo el orden cronológico en que éstos se efectúen, indicando el movimiento de cargo o abono que a cada una corresponda, así como integrarse los nombres de las cuentas de la contabilidad, su saldo al final del periodo de registro inmediato anterior, el total del movimiento de cargo o abono a cada cuenta en el periodo y su saldo final.
Podrán llevarse libros diario y mayor por establecimientos o dependencias, por tipos de actividad o por cualquier otra clasificación, pero en todos los casos deberán existir los libros diario y mayor general en los que se concentren todas las operaciones del contribuyente;
III. Permitir la identificación de cada operación, acto o actividad y sus características, relacionándolas con los folios asignados a los comprobantes fiscales o con la documentación comprobatoria, de tal forma que pueda identificarse la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas y cuotas, incluyendo aquellas operaciones, actos o actividades por las que no se deban pagar contribuciones, de acuerdo a la operación, acto o actividad de que se trate;
IV. Permitir la identificación de las inversiones realizadas relacionándolas con la documentación comprobatoria o con los comprobantes fiscales, de tal forma que pueda precisarse la fecha de adquisición del bien o de efectuada la inversión, su descripción, el monto original de la inversión, el porcentaje e importe de su deducción anual, en su caso, así como la fecha de inicio de su deducción;
V. Relacionar cada operación, acto o actividad con los saldos que den como resultado las cifras finales de las cuentas;
VI. Formular los estados de posición financiera, de resultados, de variaciones en el capital contable, de origen y aplicación de recursos, así como las balanzas de comprobación, incluyendo las cuentas de orden y las notas a dichos estados;
VII. Relacionar los estados de posición financiera con las cuentas de cada operación;
VIII. Identificar las contribuciones que se deban cancelar o devolver, en virtud de devoluciones que se reciban y descuentos o bonificaciones que se otorguen conforme a las disposiciones fiscales;
IX. Comprobar el cumplimiento de los requisitos relativos al otorgamiento de estímulos fiscales y de subsidios;
X. Identificar los bienes distinguiendo, entre los adquiridos o producidos, los correspondientes a materias primas y productos terminados o semiterminados, los enajenados, así como los destinados a donación o, en su caso, destrucción;
XI. Plasmarse en idioma español y consignar los valores en moneda nacional.
Cuando la información de los comprobantes fiscales o de los datos y documentación que integran la contabilidad estén en idioma distinto al español, o los valores se consignen en moneda extranjera, deberán acompañarse de la traducción correspondiente y señalar el tipo de cambio utilizado por cada operación;
XII. Establecer por centro de costos, identificando las operaciones, actos o actividades de cada sucursal o establecimiento, incluyendo aquéllos que se localicen en el extranjero;
XIII. Señalar la fecha de realización de la operación, acto o actividad, su descripción o concepto, la cantidad o unidad de medida en su caso, la forma de pago de la operación, acto o actividad, especificando si fue de contado, a crédito, a plazos o en parcialidades, y el medio de pago o de extinción de dicha obligación, según corresponda.
Tratándose de operaciones a crédito, a plazos o en parcialidades, por cada pago o abono que se reciba o se realice, incluyendo el anticipo o enganche según corresponda. Además de lo señalado en el párrafo anterior, deberán registrar el monto del pago, precisando si se efectúa en efectivo, transferencia interbancaria de fondos, cheque nominativo para abono en cuenta, tarjeta de débito, crédito o de servicios, monedero electrónico o por cualquier otro medio. Cuando el pago se realice en especie o permuta, deberá indicarse el tipo de bien o servicio otorgado como contraprestación y su valor;
XIV. Permitir la identificación de los depósitos y retiros en las cuentas bancarias abiertas a nombre del contribuyente y conciliarse contra las operaciones realizadas y su documentación soporte, como son los estados de cuenta emitidos por las entidades financieras;
XV. Los registros de inventarios de mercancías, materias primas, productos en proceso y terminados, en los que se llevará el control sobre los mismos, que permitan identificar cada unidad, tipo de mercancía o producto en proceso y fecha de adquisición o enajenación según se trate, así como el aumento o la disminución en dichos inventarios y las existencias al inicio y al final de cada mes y al cierre del ejercicio fiscal, precisando su fecha de entrega o recepción, así como si se trata de una devolución, donación o destrucción, cuando se den estos supuestos.
Para efectos del párrafo anterior, en el control de inventarios deberá identificarse el método de valuación utilizado y la fecha a partir de la cual se usa, ya sea que se trate del método de primeras entradas primeras salidas, últimas entradas primeras salidas, costo identificado, costo promedio o detallista según corresponda;
XVI. Los registros relativos a la opción de diferimiento de la causación de contribuciones conforme a las disposiciones fiscales, en el caso que se celebren contratos de arrendamiento financiero. Dichos registros deberán permitir identificar la parte correspondiente de las operaciones en cada ejercicio fiscal, inclusive mediante cuentas de orden;
XVII. El control de los donativos de los bienes recibidos por las donatarias autorizadas en términos de la Ley del Impuesto sobre la Renta, el cual deberá permitir identificar a los donantes, los bienes recibidos, los bienes entregados a sus beneficiarios, las cuotas de recuperación que obtengan por los bienes recibidos en donación y el registro de la destrucción o donación de las mercancías o bienes en el ejercicio en el que se efectúen, y
XVIII. Contener el impuesto al valor agregado que le haya sido trasladado al contribuyente y el que haya pagado en la importación, correspondiente a la parte de sus gastos e inversiones, conforme a los supuestos siguientes:
a) La adquisición de bienes, de servicios y el uso o goce temporal de bienes, que se utilicen exclusivamente para realizar sus actividades por las que deban pagar el impuesto;
b) La adquisición de bienes, de servicios y el uso o goce temporal de bienes, que se utilicen exclusivamente para realizar sus actividades por las que no deban pagar el impuesto, y
c) La adquisición de bienes, de servicios y el uso o goce temporal de bienes, que se utilicen indistintamente para realizar tanto actividades por las que se deba pagar el impuesto, como aquéllas por las que no se está obligado al pago del mismo.
Cuando el destino de los bienes o servicios varíe y se deba efectuar el ajuste del acreditamiento previsto en el artículo 5o.-A de
En la siguiente regla de la RMISC 2023 se establecen algunas facilidades y especificaciones sobre este artículo, a continuación, se hace la transcripción:
Regla 2.8.1.13. Para los efectos del artículo 33, Apartado B, fracciones I y IV del Reglamento del CFF, los contribuyentes obligados a llevar contabilidad estarán a lo siguiente:
I. Los papeles de trabajo relativos al cálculo de la deducción de inversiones, relacionándola con la documentación comprobatoria que permita identificar la fecha de adquisición del bien, su descripción, el monto original de la inversión, el porcentaje e importe de su deducción anual, son parte de la contabilidad.
II. El registro de los asientos contables a que refiere el artículo 33, Apartado B, fracción I del Reglamento del CFF, se podrá efectuar a más tardar el último día natural del mes siguiente, a la fecha en que se realizó la actividad u operación.
III. Cuando no se cuente con la información que permita identificar el medio de pago, se podrá incorporar en los registros la expresión "NA", en lugar de señalar la forma de pago a que se refiere el artículo 33, Apartado B, fracciones III y XIII del Reglamento del CFF, sin especificar si fue de contado, a crédito, a plazos o en parcialidades, y el medio de pago o de extinción de dicha obligación, según corresponda.
En los casos en que la fecha de emisión de los CFDI sea distinta a la realización de la póliza contable, el contribuyente podrá considerar como cumplida la obligación si la diferencia en días no es mayor al plazo establecido en la fracción II de esta regla.
¿Qué se debe enviar como contabilidad electrónica?
Según la regla 2.8.1.5., de la RMISC 2023, los contribuyentes obligados a enviar su contabilidad electrónica deben atender lo siguiente:
El catálogo de cuentas de inicio y cuando hubiese modificaciones,
Las balanzas de comprobación mensuales, que incluya saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados (ingresos, costos, gastos y resultado integral de financiamiento) y cuentas de orden,
Las pólizas y los auxiliares de cuenta de nivel mayor o subcuenta de primer nivel que incluyan el nivel de detalle con el que los contribuyentes realicen sus registros contables. Estas cuando sean solicitadas por la autoridad fiscal o para gestionar la solicitud de devolución de saldos a favor.
¿A partir de cuándo existe la obligación del envío de la contabilidad electrónica?
¿Quiénes están obligados a enviar la contabilidad electrónica?
Las personas morales;
Las personas físicas que realicen actividades empresariales o profesionales; y
Las personas físicas que obtengan ingresos por arrendamiento.
¿Quiénes tienen facilidades para no enviar la contabilidad electrónica?
La Resolución Miscelánea para 2023 establece algunos contribuyentes a los cuales se les da la facilidad de no enviar la contabilidad electrónica, a continuación, se transcriben dichas reglas:
Regla 2.8.1.4. Para los efectos del artículo 28, fracción III del CFF, así como la Sección II (Régimen de Incorporación Fiscal), Capítulo II, Título IV de la Ley del ISR vigente hasta el 31 de diciembre de 2021, en relación con lo dispuesto en la fracción IX del Artículo Segundo de las Disposiciones Transitorias de la Ley del Impuesto sobre la Renta, publicada en el DOF el 12 de noviembre de 2021, los contribuyentes cuyos ingresos del ejercicio de que se trate no excedan de $2'000,000.00 (dos millones de pesos 00/100 M.N.), así como los contribuyentes que tributen conforme al Título IV, Capítulo II, Secciones I (De las Personas Físicas con Actividades Empresariales y Profesionales) y III De los Ingresos por la Enajenación de Bienes o la Prestación de Servicios a Través de Internet, Mediante Plataformas Tecnológicas, Aplicaciones Informáticas y Similares) de la Ley del ISR que hubieren percibido en el ejercicio inmediato anterior ingresos en una cantidad igual o menor a $4'000,000.00 (cuatro millones de pesos 00/100 M.N.), así como las Asociaciones Religiosas que tributen conforme al Título III de la Ley del ISR, deberán ingresar a la aplicación electrónica "Mis cuentas", disponible a través del Portal del SAT, para registrar los datos correspondientes a sus ingresos y gastos. Los ingresos y gastos amparados por un CFDI, no será necesario registrarlos en la citada aplicación, por lo que únicamente deberán capturarse aquéllos que no se encuentren sustentados en dichos comprobantes.
Asimismo, en dicha aplicación podrán consultarse la relación de ingresos y gastos capturados.
Regla 2.8.1.17. Las personas físicas que tributen conforme al Capítulo II, Secciones I (De las Personas Físicas con Actividades Empresariales y Profesionales) y III (De los Ingresos por la Enajenación de Bienes o la Prestación de Servicios a Través de Internet, Mediante Plataformas Tecnológicas, Aplicaciones Informáticas y Similares) y Capítulo III (De los Ingresos por Arrendamiento y en General por Otorgar el uso o Goce Temporal de Bienes Inmuebles) del Título IV de la Ley del ISR, cuyos ingresos totales del ejercicio inmediato anterior no hubieran excedido de $4'000,000.00 (cuatro millones de pesos 00/100 M.N.), o que inicien actividades en el ejercicio y estimen que sus ingresos obtenidos en el mismo no excederán de la cantidad señalada, quedarán relevados de cumplir con las siguientes obligaciones:
I. Enviar la contabilidad electrónica e ingresar de forma mensual su información contable en términos de lo señalado en el artículo 28 del CFF.
II. Presentar la Información de Operaciones con Terceros (DIOT) a que se refiere el artículo 32, fracción VIII de la Ley del IVA.
¿Cuándo se debe enviar la contabilidad electrónica?
Este envío debe realizarse a más tardar en los primeros tres días del segundo mes posterior al periodo al cual corresponde la información, mientras que las personas físicas tienen un plazo de hasta cinco días siguientes.
¿Qué puede pasar si no cumplo con la obligación del envío de la contabilidad electrónica?
Multa de $7,110.00 a $21,310.00, por cada mes que no se envié la contabilidad electrónica, según el artículo 82, fracción. XXXVIII del Código Fiscal de la Federación.
Probabilidad de la restricción temporal del uso de certificados de sello digital para la expedición CFDI, conforme lo establece el artículo 17-H Bis, fracción IX del Código Fiscal de la Federación.
¿Qué pasa si cumplo con la obligación del envío de la contabilidad electrónica antes de que la autoridad lo descubra?
El artículo 73 del Código Fiscal de la Federación establece que, no se impondrán multas cuando los contribuyentes cumplan en forma espontánea con sus obligaciones fiscales, esto sucede cuando cumplimos con las obligaciones fiscales fuera de los plazos establecidos, siempre y cuando la omisión no hubiera sido descubierta por la autoridad fiscal.
Conclusión
La contabilidad, en muchas empresas, a menudo se limita a un cumplimiento fiscal. No obstante, como hemos observado, existen otras leyes y códigos que también imponen esta obligación. Más allá de considerarla simplemente como una obligación, es crucial reconocer su valor intrínseco en la obtención de información clave para la toma de decisiones estratégicas. Esta información no solo contribuye al cumplimiento normativo, sino que se convierte en un recurso fundamental para impulsar el crecimiento de la empresa o para resolver posibles desafíos que puedan surgir en la organización. En este sentido, la contabilidad no solo es un requisito legal, sino una herramienta estratégica que potencia el desarrollo de la empresa.